在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，招投标领域正站在变革的十字路口。近日，国家档案局制定并发布了《招标投标电子文件归档规范》（DA/T 103-2024）（以下简称“规范”）这一项行业标准，规范招标投标活动中电子文件的归档管理工作。其中招投标文件仅以电子形式归档这一议题备受关注，这不仅是对传统模式的突破，更是顺应时代发展的必然选择。

长期以来，招投标文件多以纸质形式存档。这些堆积如山的纸质文件，犹如沉重的包袱，不仅占据了大量宝贵的物理空间，还需要专门的存储设施来保管。然而，纸质文件在保存过程中面临着诸多问题，受潮、发霉、虫蛀等现象屡见不鲜，这些因素都可能导致文件损坏，甚至无法辨认。而且，当需要查找特定的招投标文件时，工作人员往往需要在浩如烟海的纸质档案中耗费大量时间和精力，效率极其低下。

与之形成鲜明对比的是，电子形式归档展现出了巨大的优势。具体表现如下：

01.储存层面

电子文件宛如轻盈的精灵，几乎不占用实体空间。无论是大型项目还是小型招标，海量的招投标文件都可以轻松地存储在服务器或云端，这种存储方式不仅极大地降低了存储成本，还能实现资源的高效利用。

02.文件管理方面

完善的电子档案管理系统使得信息检索变得易如反掌，只需在搜索框中输入关键词，无论是项目的基本信息、投标方的详细资料还是评标过程中的细微环节，都能在短短数秒内精准呈现，大大地提高了工作效率。

03.环保方面

仅以电子形式归档招投标文件与环保理念高度契合。纸张的生产需要消耗大量的木材、水资源和能源，同时还会产生严重的污染，减少纸张的使用，疑是对森林资源的保护，也对整个生态环境的改善有着积极而深远的影响。

04.信息传递方式

在信息传递方面，电子文件具有天然的优势。传统的纸质文件在传递过程中，可能会遭遇各种不可预见的情况，如运输延误、丢失等，而电子文件则可以通过网络快速、准确地送达目的地，确保招投标流程的顺畅进行。

《规范》的发布的实施，在一定程度上实施有助于推动招投标行业的规范化和标准化，通过规范电子文件的管理，保障了信息安全，促进了整个行业的健康发展和信息的有效流通。《规范》里明确了在使用电子招标投标交易平台的过程中，各方主体（如招标人、投标人、招标代理机构、第三方平台机构）在形成、收集、整理、归档招标投标电子文件时应当遵循的原则和方法。此外，该规范还强调了电子文件归档的真实性和完整性，以及对归档工作的技术保障措施。主要内容总结如下：

一、明确可仅以电子文件形式归档

《规范》总体要求里提到：应按照全程管理、前端控制、集中统一原则对招标投标电子文件进行归档管理，来源可靠、程序规范、要素合规、安全可用且符合DA/T 92或DA/T 97”要求的电子招标投标电子档案可仅以电子形式归档保存。

二、明确电子文件归档范围

《规范》明确规定了招标投标各环节文件及元数据均应纳入归档范围，包括招标、投标、开标、评标、中标（定标）等各个环节产生的具有保存价值的电子文件及其元数据。

此外，与招标投标活动相关但不是由电子招标投标交易平台产生的电子文件，也可根据实际情况纳入归档范围，确保归档文件的完整性‌。

三、明确归档各方主体责任

《规范》明确招标人、招标代理机构、投标人、第三方平台机构均应承担相应的归档责任。

1.招标人‌：负责归档全套招标投标电子文件。

2.招标代理机构‌：负责本单位归档保存的招标投标电子文件的形成、收集、整理和移交，同时要形成应由招标人、投标人归档的文件的归档信息包并移交。

3‌.投标人‌：对自己参与的部分电子文件进行归档。

4.第三方平台机构‌：建设归档功能或接口功能，对相关电子文件进行处理，并及时移交应由各方归档的文件‌。

四、强调归档功能与接口

《规范》4.2条明确指出，电子招标投标交易平台应建设归档功能对电子文件进行形成、收集与整理，或建设能够与电子档案管理系统相衔接的接口功能。此前，由于没有明确的规范与指引，很多电子招标投标平台现有的归档功能大多数是通过对已有资料打包保存或更改文件状态的方式实现招标投标档案归档，但是这种方法与电子文件单套制归档要求不相适应，存在较大的安全隐患。

五、重视档案保管期限划分

《规范》9.3条强调，招标投标电子档案必须划定保管期限。其中，招标代理机构的招标投标电子档案保管期限分为永久、定期 30 年、定期 10 年这几种类型，以此来确保电子档案管理的科学性和规范性。这一系列规定将全面规范招标投标电子文件的归档管理工作，推动行业朝着更加规范、有序的方向发展。

《规定》的发布，是招投标领域和档案管理领域的一次重大革新。在 2025年2月1日标准实施后，我们期待整个行业在电子文件归档管理方面实现质的飞跃，有力保障招投标活动的公正透明，也将确保档案的安全性与可用性，为经济建设的稳健推进与市场发展的蓬勃活力奠定坚实的基础，共同谱写招投标与档案管理领域更加规范、科学的崭新篇章。